Участие в крупном форуме, проходящем несколько дней, всегда связано со спешкой и непредвиденными обстоятельствами. Квалифицированные консьержи K-PROTOCOL помогут с планированием графика встреч и решат другие организационные вопросы, заполнят свободные часы интересным и полезным досугом.
ПЕРСОНАЛЬНАЯ КООРДИНАЦИЯ ПОЕЗДКИ
Визовая поддержка Бронированию авиа- и железнодорожных билетов Информация о бизнес-залах, бронирование и организация сопутствующих услуг по обеспечению комфортного вылета и прилета Бронирование отелей Индивидуальное транспортное обслуживание.
ПРОТОКОЛ ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ И ПЕРЕГОВОРОВ
Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др. Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения. Организация переговорного процесса. Формирование и ведение подарочного фонда. Подготовка и вручение подарков от компании или организации.
ЯЗЫКОВАЯ ПОДДЕРЖКА
Языковое сопровождение международных форумов, выставок и конференций Перевод речей для публичных выступлений Языковая поддержка на переговорах с иностранными партнерами, в проведении презентаций..
ОРГАНИЗАЦИЯ КУЛЬТУРНОЙ ПРОГРАММЫ
Заказ билетов на культурно-массовые и спортивные мероприятия Заказ экскурсий и организация развлекательной программы для гостей и сопровождающих лиц Бронированию столиков в ресторанах города
- Подготовка рекомендаций по разработке программы формата мероприятий.
- Разработка сценария ведения мероприятия.
- Подготовка и оформление места проведения.
- Изготовление раздаточных материалов.
- Информационно-имиджевое сопровождение.
- Организационно-техническое сопровождение.
- Планирование, бюджетирование и финансовый менеджмент, расчет размера организационных взносов.
- Маркетинг мероприятий, а также их продвижение используя имеющуюся актуализированную клие- нтскую базу (более 5 000 контактов).
- Сайт конгресса: создание, наполнение, техническая поддержка, разработка фирменной символики конгресса.
- Регистрация участников: прием онлайн заявок, тезисов, организационных взносов и других плате- жей (включая оплаты по кредитным картам), документооборот.
- Дизайн, печать и распространение материалов конгресса, формирование портфеля участника.
- Оптимизация процесса подбора конференц-зала и оборудования, организация синхронного перевода.
- Планирование и застройка залов.
- Организация стойки регистрации и информации, координация персонала в ходе проведения конгресса.
- Подбор гостиниц, визовая поддержка, трансферы, организация социальных и экскурсионных программ.
- Организация питания: кофе-брейки, обеды, банкеты, фуршеты.
- Поиск и привлечение целевой аудитории и фокус-групп.
- Работа со спонсорами и СМИ.
- Разработка креативных идей проведения официальных церемоний.
- Подготовка презентационных видеороликов.
- Обеспечение видео и фото документирования.
- Разработка и создание выставочных стендов, включая сопутствующие сервисы.
- Дизайн и проектирование, изготовление и монтаж стендов любой сложности, техническое сопровождение мероприятий.